數(shù)字化給企業(yè)帶來的價值是顯而易見,但是由于IT投入的金額大,CIO仍然常常面臨很多具有挑戰(zhàn)性的問題,怎么又來要錢了?IT建設和開支有沒有計劃性?IT不是掙錢的部門,為什么花錢這么大手大腳,一個項目1000多萬?能不能壓縮?為什么今年IT預算

數(shù)字化給企業(yè)帶來的價值是顯而易見,但是由于IT投入的金額大,CIO仍然常常面臨很多具有挑戰(zhàn)性的問題,怎么又來要錢了?IT建設和開支有沒有計劃性?IT不是掙錢的部門,為什么花錢這么大手大腳,一個項目1000多萬?能不能壓縮?為什么今年IT預算要5000萬?這個ERP項目已經超支預算50%,怎么搞的?

這些問題涉及了公司IT投資管理的方方面面,從IT預算管理的視角來看,上述問題實質上包含了以下內容:企業(yè)有沒有IT預算?IT預算應該如何編制?IT預算金額多少是合理的?IT預算需要如何進行控制?

從IT預算的價值來看,首先CIO可以通過IT預算全面掌握各項IT業(yè)務,為IT支出提供詳細的合理性論證;其次,IT預算是IT專業(yè)人員和非專業(yè)的管理層溝通的橋梁;然后,通過對IT預算的執(zhí)行監(jiān)控可以控制IT支出;最后,通過對IT預算執(zhí)行結果的結構、比率等的分析,可以評價目前IT系統(tǒng)業(yè)務分布的合理性,預測未來的變化。IT預算管理具有很強的決策相關性和有效性。此外,IT預算也為財務部門進一步編制現(xiàn)金預算和融資提供依據(jù)。

IT預算編制過程中的關鍵要素

IT預算要和公司的戰(zhàn)略目標保持一致

編制IT預算前要及時掌握公司來年的總體戰(zhàn)略和其他業(yè)務部門的業(yè)務規(guī)劃,比如公司產品戰(zhàn)略、市場布局、營銷戰(zhàn)略、商務模式、生產模式、供應鏈戰(zhàn)略等,了解公司面臨的整體經濟環(huán)境、機遇和風險,銷售預測,市場份額,目標利潤等信息。明確IT要支持公司重點發(fā)展的領域,按照公司戰(zhàn)略和IT建設自身規(guī)律來調整和安排IT業(yè)務活動的優(yōu)先級,控制IT項目的目標和范圍,安排資金。IT預算可能稍稍滯后于各業(yè)務部門編制業(yè)務規(guī)劃和預算的時間點。但是IT預算并不是必然和企業(yè)銷售額預期呈正相關關系。

深度考慮IT技術對于IT預算的影響

IT預算和IT規(guī)劃是密切聯(lián)系的,IT預算是IT規(guī)劃的構成,也是IT規(guī)劃在價值上的體現(xiàn)。

IT技術包括底層的IT基礎設施架構、技術架構、開發(fā)技術和標準,也包括各類軟硬件的具體技術。各類架構之間彼此影響,關系密切,對財務預算的影響巨大且深遠,各類軟硬件技術特點對預算影響是很具體的。IT架構的設計受到企業(yè)所處行業(yè)、規(guī)模、業(yè)務成長、發(fā)展速度、業(yè)務變化靈活性等綜合影響。

在應用系統(tǒng)開發(fā)項目中,項目經理需要憑借深厚的技術功底和經驗掌握開發(fā)所需工作量的投入,估測項目實施費用。更深一層,目前IT技術更新速度非?？煳⒎?、云原生、DevOps各種技術理念、產品、解決方案令人目不暇接,其宣傳的亮點之一就是從長期來看可以降低IT運營的總成本(TOC),但同時不可避免帶來短期內搭建新的平臺和遷移的高額轉換成本, CIO需要權衡長期和短期投資,從IT預算上全面考慮。

編制IT預算需全面盤點IT現(xiàn)有資源

• 編制IT預算,首先要盤點清楚目前開展的IT業(yè)務活動和擁有的資源,保障維護目前的IT業(yè)務所需要的資金。
• IT項目清單提供已經立項但是目前尚在建設中的項目和未來要建設的IT項目。
• 固定資產清單提供目前已有的所有歸屬IT部門的固定資產,且據(jù)此可以測算已有固定資產的折舊費用;軟件清單提供已有的軟件及相關信息,據(jù)此測算是否需要根據(jù)公司發(fā)展追加采購。
• 軟件維保清單提供維保費用的測算,軟件投資的同時需要考慮維保費用預算。
• 網絡線路清單提供所有網絡預算基礎數(shù)據(jù)。

編制IT預算時要注意時間上的合理分布

預算是對未來活動的計劃,必然需要在時間維度上仔細斟酌。我們可以觀察以前數(shù)年的IT實際費用分布來了解預算時間分布的規(guī)律,再分析相關事件的影響。

正確運用財務方法

IT預算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預算編制人員需要仔細分析IT業(yè)務費用支出特點,熟悉本企業(yè)會計政策下的IT業(yè)務核算所采用的會計科目體系,明確每一科目核算具體核算什么IT業(yè)務,每一項IT業(yè)務支出歸屬哪個會計科目核算,要區(qū)別資本性支出和費用性支出;區(qū)別權責發(fā)生制下的費用和現(xiàn)金流出。此外,要學會使用一些財務手段,比如適當時候考慮通過租賃來替代自建或者所有權采購;使用內部轉移價格來計價,以便明確IT為各業(yè)務部門提供服務的成本和收益。

編制IT預算要有彈性冗余

編制IT預算要有彈性冗余,要有應對突發(fā)事件的考慮,并且要定期修訂,及時響應業(yè)務的快速變化。

一般來說,在信息化建設期、成長期和穩(wěn)定成熟期,IT預算有不同表現(xiàn)。一般在建設期用于基礎設施建設和新系統(tǒng)建設設施的項目預算占很大比重,用于系統(tǒng)日常維護的預算比重較低;在穩(wěn)定成熟期,維護費用占用的比重相對較大。如果預算分布和這一特征有悖,需要深入分析差異的合理性。

項目預算經常用于新應用系統(tǒng)建設、大規(guī)?；A設施建設、重大系統(tǒng)升級等,涉及硬件、軟件、實施、培訓等投入。對于信息化建設期的企業(yè),需要實施AIS、ERP等系統(tǒng),項目預算占很大比重,也有很多大型企業(yè)需提升供應鏈管理水平或商業(yè)智能水平,實施SCM、CRM系統(tǒng)或BI,提高供應鏈反應能力或改變客戶體驗,上線這些系統(tǒng)需要建立大型數(shù)據(jù)庫和存儲系統(tǒng),項目預算也會非常大,需籌集專門資金,進行嚴格的項目預算控制。

IT預算如何獲得業(yè)務和老板的支持

總而言之,在企業(yè)IT預算管理中關注上述關鍵點,可以有效提升預算管理的效率和效果,真正發(fā)揮IT預算工具的價值。通過技術的聯(lián)合化、前沿化、集成化和標準化，公司可以優(yōu)化其IT支出，對技術的整合也將消除重復花銷并節(jié)省時間。同時，技術的前沿化將改善公司的整體生產力。優(yōu)化IT預算的最好方法之一，在于尋找需要關注的領域，并讓IT預算和企業(yè)戰(zhàn)略保持同步。對IT預算的跟蹤也將幫助企業(yè)獲得更高的回報率。